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Un grupo líder en frutas y verduras del sur de Europa pasa de introducir pedidos manualmente a supervisar un proceso automático.
El equipo dejó de introducir pedidos manualmente para pasar a supervisar un proceso automático.
Agroponiente es uno de los mayores grupos de frutas y verduras del sur de Europa. Desde El Ejido, distribuye un amplio catálogo de productos hortofrutícolas a cadenas de distribución, mayoristas y clientes internacionales, con una facturación cercana a los 350 millones de euros y una plantilla de casi 1.000 personas.
Operar a esa escala tiene una consecuencia directa en la administración: cientos de pedidos llegan cada semana. Una parte importante ya llega estructurada vía EDI e integrada en su ERP, Hispatec. Pero una gran parte llega por correo electrónico —en PDF, Excel o TXT— y otra parte por WhatsApp y llamadas telefónicas. Todo eso tenía que ser introducido manualmente por el equipo administrativo, cliente a cliente, línea a línea.
El objetivo estaba claro: el equipo debía dejar de introducir pedidos manualmente para pasar a supervisar un proceso automático.
El grupo trabaja con una cartera de clientes muy diversa, cada uno con su propio formato y sus propias reglas. Automatizar esto requiere interpretar cada documento, traducir las referencias del comprador al catálogo del ERP, aplicar las reglas de negocio e integrarlo en Hispatec sin fricciones; todo ello frente a un ERP cerrado y una operativa que no admite medias tintas.
Agroponiente implementó Magic Orders para los pedidos que llegan por correo electrónico. El sistema lee cada pedido en su formato original (PDF, Excel o TXT), reconoce los productos, aplica las reglas de negocio y lo transfiere directamente a Hispatec. Los pedidos EDI quedaron fuera del alcance por una razón sencilla: el grupo ya los tenía integrados. Hoy, Agroponiente procesa pedidos (PDF, Excel, TXT) con más de 30 formatos diferentes.
Para los pedidos que llegan por WhatsApp o llamada telefónica, la pieza clave es la App de Consentio: los comerciales —tanto en oficina como en subasta— introducen el pedido directamente desde su móvil o computadora, de forma rápida y sin pasar por el equipo administrativo.
El despliegue se basa en una sincronización profunda con Hispatec —pedidos, catálogo, tarifas y clientes— con actualizaciones automáticas de precios varias veces al día. El proyecto comenzó a principios de 2023 y ha crecido de forma constante desde entonces.
Hoy, Agroponiente cuenta con más de 30 formatos de clientes activos que se procesan automáticamente a través de Magic Orders, y el número sigue creciendo. Paralelamente, la entrada de pedidos a través de la App ha eliminado un cuello de botella en el equipo administrativo que antes absorbía toda la carga de trabajo.
El resultado es un equipo administrativo que supervisa en lugar de teclear, y un equipo comercial que dedica su tiempo a lo que mueve el negocio: vender.
¿Recibes pedidos por correo electrónico, WhatsApp o teléfono que todavía introduces a mano? Hablemos sobre cómo automatizarlos.
