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Un groupe leader dans le secteur des fruits et légumes en Europe du Sud passe de la saisie manuelle des commandes à la supervision d'un processus automatisé.
L'équipe a cessé de saisir les commandes manuellement pour se consacrer à la supervision d'un processus automatisé.
Agroponiente est l'un des plus grands groupes de fruits et légumes d'Europe du Sud. Depuis El Ejido, l'entreprise distribue un large catalogue de produits à des chaînes de distribution, des grossistes et des clients internationaux, réalisant un chiffre d'affaires d'environ 350 millions d'euros avec près de 1 000 employés.
Opérer à une telle échelle a une conséquence directe sur le back-office : des centaines de commandes arrivent chaque semaine. Une part importante est déjà structurée via EDI et intégrée dans leur ERP, Hispatec. Cependant, une grande partie arrive par e-mail — au format PDF, Excel ou TXT — et une autre par WhatsApp ou par téléphone. Tout cela devait être saisi manuellement par l'équipe administrative, acheteur par acheteur, ligne par ligne.
L'objectif était clair : l'équipe devait cesser de saisir les commandes manuellement pour passer à la supervision d'un processus automatisé.
Le groupe travaille avec un portefeuille très diversifié d'acheteurs, chacun ayant son propre format et ses propres règles. L'automatisation nécessite d'interpréter chaque document, de traduire les références de l'acheteur dans le catalogue de l'ERP, d'appliquer les règles métier et d'intégrer le tout dans Hispatec sans friction — le tout avec un ERP fermé et une activité qui ne laisse aucune place à l'approximation.
Agroponiente a mis en place Magic Orders pour les commandes arrivant par e-mail. Le système lit chaque commande dans son format d'origine (PDF, Excel ou TXT), reconnaît les produits, applique les règles métier et les transfère directement dans Hispatec. Les commandes EDI ont été exclues du périmètre pour une raison simple : le groupe les avait déjà intégrées. Aujourd'hui, Agroponiente traite des commandes (PDF, Excel, TXT) provenant de plus de 30 formats différents.
Pour les commandes arrivant par WhatsApp ou par téléphone, l'outil utilisé est l'application Consentio : les commerciaux — qu'ils soient au bureau ou sur le terrain — saisissent la commande directement depuis leur mobile ou leur ordinateur, rapidement, sans passer par l'équipe administrative.
Le déploiement repose sur une synchronisation approfondie avec Hispatec — commandes, catalogue, listes de prix et clients — avec des mises à jour automatiques des tarifs plusieurs fois par jour. Le projet a débuté début 2023 et n'a cessé de se développer depuis.
Aujourd'hui, Agroponiente traite automatiquement plus de 30 formats d'acheteurs via Magic Orders, et ce nombre continue de croître. Parallèlement, la saisie des commandes via l'application a supprimé un goulot d'étranglement pour l'équipe administrative qui devait auparavant tout gérer.
Le résultat est un back-office qui supervise au lieu de saisir, et une équipe commerciale qui consacre son temps à ce qui fait avancer l'entreprise : la vente.
Vous recevez des commandes par e-mail, WhatsApp ou téléphone que vous saisissez encore manuellement ? Parlons de la manière de les automatiser.
