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La importancia del acompañamiento humano y estratégico durante la implementación de soluciones digitales.
El sector de productos frescos suele etiquetarse como "tradicional", pero esto es injusto. El sector está adoptando cada vez más la tecnología para optimizar sus operaciones, como podemos atestiguar en Consentio ante la creciente demanda de nuestras soluciones digitales.
La digitalización es una oportunidad, no una amenaza. Le brinda la posibilidad de revisar su negocio y preguntarse: "¿cómo podemos mejorar?". Como tal, abre nuevas oportunidades para las empresas y sus empleados.
La consolidación, la estandarización y la globalización están impactando al sector y creando "motores de cambio", al igual que las demandas de seguridad, trazabilidad, innovación y frescura. Si a esto le sumamos el aumento de las regulaciones y la escasez de personal, no es de extrañar que las empresas de productos frescos estén viendo la tecnología y la digitalización bajo una nueva luz.
Y no son solo las grandes empresas las que se ven afectadas por esto. Las organizaciones que operan a escala local o con volúmenes más pequeños también tienen mucho que ganar al digitalizar sus operaciones.
Sin embargo, limitarse a digitalizar lo que hace actualmente es desaprovechar una oportunidad. La introducción de tecnología digital afectará a las personas y a los procesos, por lo que es una gran ocasión para mejorar conscientemente sus procesos empresariales y, por tanto, aumentar su ventaja competitiva. La revolución digital también puede verse como una oportunidad para mejorar las condiciones laborales diarias y potenciar las competencias.
Digitalización de procesos
Casi todas las empresas medianas y grandes del sector de productos frescos utilizan un sistema ERP (Planificación de Recursos Empresariales), es decir, un software de gestión integrado que centraliza y controla las funciones operativas y financieras, además de documentar la trayectoria de la empresa. Sin embargo, incluso con un sistema ERP, la toma de pedidos se gestiona muy a menudo de forma manual utilizando muchas herramientas de comunicación diferentes, como teléfono, fax, SMS, WhatsApp, correo electrónico, etc. El pedido final termina siendo introducido manualmente en el sistema ERP, lo que de por sí ya genera errores. En un entorno así, puede resultar muy difícil rastrear "qué se le dijo a quién y cuándo".
Además de los pedidos, a veces se envían previsiones de pedidos con antelación para su confirmación al día siguiente. Esto también genera trabajo manual, ya que el personal de ventas debe revisar los pedidos línea por línea para identificar aquellos que puedan haber cambiado. En definitiva, la función de toma de pedidos es una tarea manual agotadora que, casi por definición, es lenta y propensa a errores.
¡Automatizar estas tareas suena (y es!) una idea brillante. Ahorre tiempo, reduzca errores y acelere la velocidad de los pedidos manteniendo el sistema ERP siempre actualizado. Sin embargo, incluso con una tecnología sencilla y fácil de usar, debe implementarse correctamente, ya que afectará tanto a los procesos empresariales como a los empleados.
El proyecto requiere preparación e implicación por parte del personal afectado, que debe participar desde el principio para garantizar su compromiso. La aceptación, la comprensión y la motivación son esenciales para la continuidad de una organización cuya actividad depende de su personal. Saber gestionar el cambio es una habilidad que todas las empresas, incluidas las del sector de productos frescos, necesitan dominar cada vez más. Es tan vital que las grandes empresas del sector contratan firmas de consultoría especializadas en esta materia. Consentio, al ofrecer soluciones digitales de alto rendimiento, forma parte de la revolución digital del sector, y somos plenamente conscientes de los desafíos que esto puede generar dentro de las empresas.
Jonathan Goumon, director de desarrollo de negocio en Consentio, comenta: "Un sistema, por muy bien pensado y adaptado a sus necesidades que esté, solo funcionará si es aceptado e incluso aclamado por el equipo. Si el equipo cree en él y lo siente como 'su solución', ¡el sistema despegará! Nuestra misión es apoyar a nuestros clientes en esta transformación. Y ahí es donde nuestro conocimiento del sector cobra importancia: en Consentio, tenemos una comprensión detallada de los problemas a los que se enfrentan las empresas de productos frescos y de cómo nuestras soluciones pueden responder a ellos. También conocemos muy bien el día a día de los equipos de ventas, así como las preguntas y preocupaciones que probablemente plantearán ante los cambios en las prácticas laborales".
El equipo de Consentio ofrece formación personalizada y apoyo diario a sus clientes durante la implementación de un proyecto de digitalización. El apoyo continúa después con los propios desarrollos de la empresa. Jonathan añade: "Trabajar con la plataforma Consentio debería traducirse en un aumento de la eficacia de los equipos, lo que a su vez se traducirá en una mejora de sus niveles de servicio al cliente. Contar con una hoja de ruta realista para la implementación y con embajadores que apoyen la herramienta internamente son las claves para una implementación exitosa".
Evolución profesional
Uno de los resultados de la revolución digital será transformar las profesiones de compras y ventas, haciéndolas más gratificantes y creativas, aumentando así la satisfacción laboral. Y como todos sabemos, el personal es escaso y las generaciones más jóvenes han nacido con la tecnología y la utilizan en todos los aspectos de sus vidas. Con todas estas influencias, ¿cuánto tiempo más podrá el sector seguir operando con métodos "tradicionales" obsoletos?
Jean-Baptiste, de Ame Haslé, nos cuenta su experiencia: "Antes, pasaba mañanas enteras actualizando archivos en 5 programas distintos, procesando pedidos que llegaban por teléfono, correo electrónico, mensajes de audio, texto o incluso fotos de anotaciones ilegibles que tenía que descifrar... Era un trabajo puramente reactivo, hecho a menudo con prisas y con el miedo constante a olvidar algo o cometer errores que luego tenía que corregir por la tarde. Hoy, he reducido al mínimo el tiempo que dedico a estas tareas y me centro en las necesidades reales de mis clientes y proveedores. Veo mi trabajo de otra manera, aporto un valor real, y eso me da una gran satisfacción".
La implementación de sistemas inteligentes permite a compradores y vendedores dedicar más tiempo a lo que realmente importa. ¡Se acabó el ir siempre corriendo detrás de todo! Este "tiempo para pensar" es un ingrediente esencial para desarrollar proyectos de impacto y relaciones que aporten un valor real en el futuro. "Esto es especialmente importante a la hora de gestionar el cambio, porque aunque la evolución de las líneas de negocio pueda parecer obvia para algunos, también genera dudas, sobre todo en los equipos más veteranos que siempre han trabajado a la 'vieja usanza'. Puede llevar algo de tiempo, pero llegará el día en que todos en la organización se beneficien de una solución digital bien adaptada", concluye Jonathan.
